Avropsvägledning
Sinfras avropsvägledning visar hur du gör korrekta och effektiva avrop från våra ramavtal – enkelt och enligt gällande regler.
Välj rätt avropssätt
Avropsvägledningen är ett stödmaterial och en processbeskrivning som hjälper medlemmar att använda Sinfras ramavtal på rätt sätt vid avrop. Det finns två sätt att avropa på Sinfras ramavtal:
Villkorsjämförelse är en ren tillämpning av avtalet och inga avvikelser får förekomma.
Förnyad Konkurrensutsättning (FKU) används om det ska göras kompletteringar till avtalet med egna specifika behov eller efterfråga ett bättre pris.
Obs! Kom ihåg att dokumentera tillvägagångssättet både vid en Villkorsjämförelse eller en FKU då alla handlingar är offentliga.
Grundläggande principer
Oavsett vilken avropsmetod som används ska hänsyn tas till de fem grundläggande principerna i offentlig upphandling. De fungerar som en kompass för hur avrop från våra ramavtal ska genomföras. Principerna säkerställer att varje upphandling och avrop sker på ett rättvist, transparent och affärsmässigt sätt.
Principerna omfattar bland annat krav på transparens – att processen ska vara öppen och spårbar, likabehandling – att alla ramavtalsleverantörer behandlas på samma villkor, icke-diskriminering – att inga osakliga hinder sätts upp, och proportionalitet – att krav och omfattning i avropet står i rimlig relation till det faktiska behovet.
Genom att följa dessa principer får medlemmar en tydlig och trygg struktur för sina avrop, vilket minskar risken för fel, stärker förtroendet mellan parterna och bidrar till att uppnå bästa möjliga värde för verksamheten.
1. Likabehandling
Alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar.
2. Icke-diskriminering
Det är förbjudet att diskriminera leverantörer på grund av nationalitet. Lokala företag får inte ges företräde.
3. Transparens
Skyldighet att skapa öppenhet genom att lämna information om upphandlingen och hur den kommer genomföras. Anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar att lämna anbud med hjälp av klara och tydliga krav på det som ska upphandlas.
4. Proportionalitet
Kraven som ställs i upphandlingsdokumenten måste vara rimliga i förhållande till det som ska upphandlas. Kraven ska vara lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med upphandlingen.
5. Ömsesidigt erkännande
Intyg och certifikat som utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska också gälla i övriga EU- och EES-länder.
Villkorsjämförelse
Villkorsjämförelse kan göras i de fall som inga avvikelser från ramavtalet ska göras. Vid villkorsjämförelse är det inte tillåtet att avvika från ramavtalets villkor och inte heller att förhandla med leverantören. Avropet är en ren tillämpning av ramavtalet.
1. Godkänner villkor
De villkor som anges i ramavtalet och de priser som anges i prislistan godkänns, utan att göra tillägg eller ändringar. Detta kan göras i de fall då alla villkor är fastställda i ramavtalet.
2. Tilldelningsgrund
Jämför de olika avtalen genom att ta fram en tilldelningsgrund. En tilldelningsgrund kan vara lägst pris, hållbarhet eller andra specifika villkor i avtalen.
3. Granskning av leverantörer
Granska sedan alla leverantörers prislistor och ramavtal och fastställ en leverantör som levererar bäst utifrån vald tilldelningsgrund.
4. Kontakt och beställning
Kontakta vinnande leverantör och beställ därefter valda produkter/tjänster genom att ange Sinfras referensnummer (ramavtalsnummer).
Förnyad konkurrensutsättning
I de fall då avvikelser ska göras från ramavtalet används en Förnyad Konkurrens-utsättning (FKU). Då finns det möjlighet att komplettera ramavtalet med egna, specifika behov eller fråga efter ett bättre pris på fastställda produkter/tjänster under en förutbestämd period.
En FKU ger leverantörerna möjlighet att pressa priserna och anpassa sig efter specifika villkor för att vinna affären. Dock skall hänsyn tas till LUF 16 kap, § 8-14.
1. Behov och omfattning
Identifiera behov och omfattning. Vad ska vi köpa? Hur mycket och under hur lång period? Hur mycket uppskattar vi värdet på kontraktet? Detta ska vara fastställt och identifierat innan en FKU skickas ut till leverantörerna.
2. Utvärderingsgrund
Fastställ vilka krav som ska ställas och vilken utvärderingsgrund som ska användas för att utvärdera anbuden. En utvärderingsgrund kan exempelvis vara lägst pris eller snabbast leverans. Detta ska också vara fastställt innan leverantörerna kontaktas.
3. Svarstid
Bestäm vilket som är sista datumet för leverantörerna att svara. Ge leverantörerna skälig tid och se till att tiden är proportionerlig till kontraktets storlek och komplexitet. Sinfra rekommenderar att ge leverantörerna minst 10 arbetsdagar att svara.
4. Förfrågan
När ovanstående punkter är fastställda kan FKU-förfrågan skickas ut till alla ramavtals-leverantörer inom den specifika kategorin. FKU skickas ut via e-post eller genom ett upphandlingssystem. Tänk på att ge leverantörerna möjligheten att markera känslig information som de vill sekretessbelägga, redan när de skickar in anbudet på den förnyade konkurrensutsättningen.
På så sätt finns redan information från leverantören angående vilka uppgifter som leverantören vill sekretessbelägga, om en annan leverantör skulle begära ut samtliga handlingar av den förnyade konkurrensutsättningen. Dock är det fortfarande upp till upphandlade part att avgöra om leverantörens önskemål på sekretess anses rimligt.
5. Återkoppling
När alla anbud har inkommit från leverantörerna, utvärderas de efter vald utvärderingsgrund. Den vinnande leverantören kontaktas och övriga leverantörer ska informeras att de inte vunnit affären. Viktigt att dokumentera avtalet med den leverantör som valts. Vid en FKU är det frivilligt att tillämpa en avtalsspärr på minst 10 dagar. Fördelen med att tillämpa den är att avtalet inte kan angripas i efterhand.
Avropsutbildning
Avropsutbildningar genomförs periodvis under året. Information om nya tillfällen skickas ut till alla våra medlemmar och anmälan sker via hemsidan. Här finns det också möjlighet att titta på en inspelning av ett sådant utbildningstillfälle.