Upphandling avseende utdatatjänster

Uppdrag och behov

Upphandlingen omfattade utdatatjänster, fysiska (print) och digitala utskick av försändelser så som fakturor (pappersfakturor, digitala fakturor så som e-faktura, EDI-faktura, e-post, digital brevlåda) och andra kunddokument, samt också ansvara för genomförandet av införandeprojektet, drift, support- och underhåll av tjänsten samt därtill relaterad rapportering och uppföljning, utförande av konsulttjänster, kontinuerlig förbättring och utveckling av tjänsten.

Arbetsprocessen

Efter uppstartsmöte sattes en projektgrupp upp med representanter från Gotlands Energis berörda avdelningar och Sinfra. Projektgruppen bestod av personer från kund- och leverantörsreskontra, IT samt ekonomi- & IT-chef och Sinfra. Dessutom ingick den tidigare ansvarige upphandlaren med i projektgruppen.

Arbetet startade med att Sinfra gjorde en förstudie som presenterades för övriga i projektgruppen. Det beslutades att upphandlingen skulle genomföras som ett Förhandlat förfarande med föregående annonsering. Tillsammans upprättade vi en Ansökningsinbjudan (steg 1) med en kortare beskrivning av uppdraget och de kvalificeringskrav som skulle ställas på anbudssökanden. Under tiden påbörjades arbetet med att ta fram en kravspecifikation. Arbetet med framtagningen av kravspecifikationen var omfattande och tidskrävande. Detta för att säkerställa att samtliga av Gotlands Energis krav och behov skulle tillgodoses.

De anbudssökanden som kvalificerats till steg 2 fick ta del av det kompletta förfrågningsunderlaget som bestod av Administrativa föreskrifter med utvärderingskriterier, kravspecifikation, prisformulär samt kontraktsmall. Efter utvärdering av inkomna anbud och genomförda anbudsgenomgångar tilldelades en leverantör och kontrakt signerades.

Resultat

Efter avslut konstaterades att uppdragets mål var uppfyllt där Gotlands Energi fick en kvalitetssäkrad, marknadsmässig och modern Utdatatjänst som ger kunderna och verksamheten en kontinuerligt positiv upplevelse av Tjänsten och som långsiktigt uppfyller Gotland Energi-koncernens behov.