Från sporadisk användning till en digital kollega – Sinfras pågående AI-resa
Artificiell intelligens är inte längre något för framtiden utan något som finns och kan nyttjas här och nu. Men hur går man från den abstrakta potentialen som AI innebär till verklig nytta i vardagen? För Sinfras del har det handlat om att göra AI tillgänglig för alla i organisationen, och resultatet talar för sig själv.
För ett år sedan såg AI-användningen hos Sinfra ut som hos många andra organisationer vid den tidpunkten: en handfull nyfikna och intresserade testade olika verktyg på egen hand, medan majoriteten fortsatte arbeta som vanligt. Idag är bilden en helt annan. En stor del av våra medarbetare använder nu AI dagligen som ett naturligt stöd i sina arbetsuppgifter. Resan dit har handlat om mycket mer än att bara köpa in ett verktyg.
Tillgänglighet som grund
Redan tidigt definierade vi en grundläggande princip. AI skulle inte vara något för de tekniskt intresserade eller för enskilda avdelningar. Det skulle vara ett verktyg för alla. Vi valde och implementerade därför en AI-lösning som hela organisationen hade tillgång till, oavsett roll eller teknisk bakgrund.
Men att ha tillgång till ett AI-verktyg är i sig inte nog. För att människor verkligen ska börja använda ett nytt verktyg behöver de förstå hur det kan göra deras vardag enklare. Därför har vi satsat på fördjupande utbildningar där medarbetarna fått lära sig konkreta tekniker, som hur man formulerar instruktioner för att få ut maximalt värde av AI:n. Vi har uppmuntrat medarbetarna att dela med sig av framgångsrika sätt att använda AI på med förhoppningen att flytta flera från en känsla av osäkerhet till att se AI som ett vardagsverktyg. Det har varit en process som krävt både tid och engagemang från många på Sinfra.
Säkerhet först – alltid
AI väcker frågor, och en av de största är säkerhet. Hur säkerställer vi att känslig information hanteras rätt? Vad händer om AI:n producerar felaktig information som någon använder utan att granska?
Vi insåg tidigt att vi behövde ta ett helhetsgrepp kring informationssäkerheten. Det innebar att se över hur vi klassificerar dokument och implementera systemstöd för det, se över vart Ain lagrar data för att följa gällande lagstiftning, utbilda medarbetare om riskerna med AI-användning och vara tydliga med att ansvaret alltid ligger hos personen som väljer att använda AI:ns resultat. Att AI hjälper till att ta fram ett svar betyder inte att svaret automatiskt är korrekt eller lämpligt att använda. Det kräver alltid mänsklig bedömning och granskning.
Under resans gång insåg vi att vårt ursprungliga verktyg inte var helt optimerat för att stötta verksamheten på ett sömlöst sätt i förhållande till det informationssäkerhetsarbete som vi gjort. Istället för att begränsa oss valde vi därför att byta till ett AI-verktyg som vi bedömer har bättre förutsättningar att hantera information på ett mer sömlöst och säkert sätt. Det var ett strategiskt beslut som visar att säkerhet inte är något vi förhandlar bort.
"Säkerhetsfrågorna är komplexa och det finns inga enkla svar. Men diskussionerna vi haft har gjort att jag tänker annorlunda kring ansvar och granskning nu. Jag ser AI som ett verktyg som kräver samma noggrannhet som när jag tar emot råd från en kollega, jag behöver alltid verifiera och tänka själv."
– NAMN, ROLL
Skräddarsydda assistenter för återkommande behov
När användningen ökade började vi se vissa mönster i hur AI-användes. Vissa arbetsuppgifter återkom gång på gång, och vissa av de var dessutom väl definierade. Här insåg vi att vi kunde ta AI-stödet till nästa nivå genom att bygga specialiserade assistenter.
En assistent är som en kollega med ett tydligt ansvarsområde och gedigen kunskap inom just det området. Den har tillgång till en noggrant utvald kunskapsbank och följer fördefinierade instruktioner för hur olika uppgifter ska lösas. Effekten blir en ökad kvalitet och större konsekventhet, oavsett vem i organisationen som använder assistenten.
Det som gör oss extra stolta är att assistenterna har identifierats av medarbetarna själva. De vet bäst var skor klämmer, och vi har kunnat bygga och implementera lösningarna med relativt liten insats. Det visar att AI-transformation inte behöver vara komplicerat eller kostsamt när man bygger rätt.
Några exempel på assistenter vi tagit fram:
Avtalsgranskaren analyserar avtal mot våra mallar och uppmärksammar var kompletteringar eller justeringar kan behövas.
Hållbarhetsrådgivaren ger konkret stöd i hållbarhetsfrågor kopplade till upphandlingar och hjälper oss att göra mer hållbara val.
Frågor och svar-assistenten matchar inkommande frågor i upphandlingar mot vår frågebank och föreslår lämpliga svar, vilket sparar tid och säkerställer att vi ger konsekvent information.
"Avtalsgranskaren hjälper mig att inte missa något, men det innebär också att jag behöver vara tydligare med vad jag letar efter. Ibland hittar den saker jag inte tänkt på, ibland missar den nyanser som jag ser direkt. Det bästa resultatet får jag när jag kombinerar AI:ns systematik med min egen erfarenhet."
– NAMN, ROLL
Nästa steg: Sammanhängande AI-stöd
Vi är nöjda med starten på vår AI-resa, men tror samtidigt att det finns mycket mer potential att realisera. Just nu driver vi ett spännande projekt där vi utforskar hur AI kan stödja hela arbetsprocesser, inte bara enskilda moment.
Vi testar hur AI kan stötta vid genomförandet av en förnyad konkurrensutsättning samt vid villkorsjämförelser. Tanken är att göra det enklare att återanvända tidigare material, att bli uppmärksammad på detaljer som kan behöva justeras, att få hjälp med sökning och filtrering av information och att minska den administrativa bördan med att fylla i alla nödvändiga dokument för att genomföra dessa flöden på ett upphandlingsmässigt korrekt sätt.
Det här är inte bara internt förbättringsarbete. I slutändan tror vi att de verktyg vi bygger kommer kunna användas både av våra medarbetare och av våra medlemmar. Visionen är att göra det ännu enklare att använda och avropa från våra ramavtal – för allas bästa.
Lärdomar
Om vi skulle summera vad vi lärt oss hittills skulle det vara detta:
Börja brett, inte smalt. AI ska vara för alla, inte för några få.
Utbilda och stötta. Teknik i sig räcker inte, människor behöver förstå hur de använder den väl.
Kompromissa inte på säkerhet. Det är bättre att byta verktyg än att acceptera risker.
Lyssna på användarna. De bästa idéerna om var AI kan göra skillnad kommer från de som gör jobbet varje dag.
Tänk både litet och stort. Små, konkreta assistenter kan göra stor skillnad här och nu, medan större processförändringar skapar värde på sikt.