Frågor och svar

Här finner du allmän information samt vanliga frågor och svar om Sinfra och dess verksamhet. Vi hoppas att denna information ska hjälpa er att få svar på era frågor.

Täcker inte dessa frågor dina funderingar är du välkommen att kontakta oss här eller via formuläret nedan.

FAQ

Vad är Sinfra ?

Sinfra är en inköpscentral i form av en ekonomisk förening som ägs av sina medlemmar. Sinfra har i uppdrag av sina medlemmar att upphandla teknik, produkter och tjänster och därmed uppfyller kraven för en inköpscentral inom försörjningssektorn.
Sinfra fungerar som ett komplement till medlemmarnas inköpsorganisationer. Inom vissa områden är det en fördel att agera samfällt. Ramavtalen som Sinfra upphandlar kan medlemmen använda direkt utan att göra egna upphandlingar. Utgångspunkten för Sinfra ramavtal är att medlemmar snabbt, effektivt och tryggt skall kunna välja den teknik, produkter och tjänster som passar bäst.

Hur avropas Sinfras ramavtal?

Medlemmarna beställer direkt av Sinfras ramavtalsleverantör och hänvisar till ramavtalet. Eftersom ramavtalen är LUF upphandlade kan medlemmen välja fritt bland ramavtalsleverantörerna. Om man dessutom har en större och i tid avgränsad volym som man vill köpa kan man be om nya villkor inom ramen för ramavtalet.

Ramavtalsleverantören bekräftar till er och skickar fakturan till Sinfra, ni får sedan en faktura från Sinfra. Fakturan innhåller uppgifter om vad medlemmen har köpt och vilket ramavtal som är använt. Dessa uppgifter tillsammans med ramavtalet är ett bevis på att inköpet skett lagenligt.

Hur arbetar Sinfra med hållbarhet?

Syftet med vår verksamhet är att förse våra medlemmar med produkter och tjänster via ramavtal med ramavtalsleverantörer som är upphandlade utifrån ett hållbarhetsperspektiv. Vår strävan är att alltid tillhandahålla de bästa, mest hållbara produkterna och tjänsterna, både ur tekniskt, miljömässigt, ekonomiskt samt ur ett CSR-perspektiv. Genom dialog med medlemmar, leverantörer, myndigheter, branschföreningar och via FVUab driver vi utvecklingen mot ett mer hållbart samhälle.

Sinfra har ett väl inarbetat koncept för hållbar upphandling. Hållbarhetsperspektivet beaktas alltid i våra utredningar inför upphandlingarna när vi specificerar vad som ska upphandlas och hur behovet ser ut hos våra medlemmar. I upphandlingsprocessen ställs alltid hållbarhetskrav och leverantörernas hållbarhetsarbete är alltid en post som väger tungt i utvärderingen. I grunden ligger Sinfras uppförandekod för leverantörer. För att komma i fråga som ramavtalsleverantör hos Sinfra krävs att leverantören åtar sig att följa vår uppförandekod. Läs mer om våra hållbara upphandlingar här!

Hur blir man medlem hos Sinfra?

Till medlem antages svenska kommuner, landsting, värme-, va-, el-  och energiföretag med
huvudsaklig uppgift att producera och/eller distribuera fjärrvärme, el och/eller vatten under förutsättning att den
det gäller är beställare av värmeteknisk utrustning avsedd för egna anläggningar.

Ansökan om medlemsskap Sinfra är en blankett som skriftligen skall fyllas i och som därefter måste godkännas av styrelsen. Ansökan om medlemskap skickas in till info@sinfra.se.

Vilka ramavtal har Sinfra?

Det är endast våra medlemmar som kan se ramavtalet och då krävs ett medlemsinlogg som man enkelt kan få genom att maila hit!

Vem kan avropa på Sinfras ramavtal?

Alla energi-, vatten-, och/eller  elbolag i Sverige som är medlemmar hos Sinfra har möjlighet att avropa på våra ramavtal. I formell mening är det medlemmarna som själva äger ramavtalen genom sitt delägarskap i föreningen. Även alla dotterbolag i medlemmens koncern får avropa på våra ramavtal.

Till medlem antages svenska kommuner, landsting, värme- och energiföretag med huvudsaklig uppgift att producera och/eller distribuera fjärrvärme, el eller vatten under förutsättning att det är beställare av utrustning avsedd för egna anläggningar.

Fördelar med Sinfras ramavtal?

Det finns många fördelar för medlemmarna att använda Sinfras ramavtal.
Förutom att man som medlem snabbt, tryggt och effektivt kan välja den produkt, teknik, tjänst och ramavtalsleverantör som passar bäst, finns det fler fördelar med Sinfras ramavtalsportfölj.

 

  • Samtliga upphandlingar baserar sig på den totala inköpsvolymen från samtliga medlemmar.
  • Ramavtalsleverantörernas garantiåtaganden är i de flesta fall betydligt mer långtgående.
  • Övriga villkor som avtalas inom ramen för ramavtalen är oftast bättre än vad som kan förhandlas fram vid en enskild upphandling, tex volymrabatter mm.
  • Inför en beställning /avrop från ramavtalen kan en förnyad konkurrensutsättning ske för att på så sätt erhålla bästa pris och villkor.
  • Sinfra har med sina upphandlingar den unika möjligheten att teckna ramavtal med flera ramavtalsleverantörer inom samma produkt- eller tjänsteområde vilket ger medlemmarna möjlighet att välja den ramavtalsleverantör som passar bäst. Denna förutsättning är inte möjlig vid en enskild upphandling.
  • Genom att välja Sinfras upphandlade ramavtal spar medlemmar både tid och resurser och slipper genomföra egna upphandlingar.
  • Medlemmar eliminerar samtidigt risken för dyra och kostnadskrävande överprövningsprocesser.
  • Sinfras hållbarhetskoncept Hållbar upphandling genomsyrar hela verksamheten och säkerställer kravställandet i upphandlingsskedet och uppföljning av ramavtalsleverantörer.
  • Samtliga avrop och leveranser som görs via Sinfras ramavtal sammanställs i statistikunderlag som kan göras tillgängligt för medlemmar och ramavtalsleverantörer.
  • Myndighetsrapportering kring transport av askor (farligt avfall) kan hanteras av Sinfra på uppdrag från medlemmen.
  • Sinfra håller en kontinuerlig dialog med energisektorns olika parter för att säkerställa Effektivitet, Trygghet och Teknik och bidra till ett mer hållbart samhälle.

Hur använder jag Sinfras ramavtal på bästa möjliga sätt?

Sinfras ramavtal används bäst genom att så fort ett behov om material eller tjänsteanskaffning uppstår hos medlemmen görs en avstämning med Sinfras  ramavtalsregister över produkter, tjänster och ramavtalsleverantörer för att förvissa sig om något lämpligt.

Medlemmen nyttjar den inloggning som tillhandahållits från Sinfra och som ger tillgång till samtliga ramavtal.

Utifrån ramavtalsöversikten kan medlemmen  med fördel utföra en konkurrensutsättning av de olika ramavtalsleverantörernas pris och villkor varefter avrop sker.

Kan Sinfra göra en upphandling för just oss?

Sinfra kan inte göra en medlemsspecifik upphandling. Däremot kan Sinfra göra en upphandling med en medlem som modell och/eller upphandlingsunderlag för att upphandla nationellt giltiga ramavtal. Det ger den enskilda medlemmen fördelar samtidigt som man hjälper alla andra medlemmar.

Kan man som medlem efterfråga bättre och uppdragsspecifika villkor mellan ramavtalsleverantörer och inom ramavtalet?

Medlemmarna har möjlighet att efterfråga bättre och uppdragsspecifika villkor mellan ramavtalsleverantörer och inom ramavtalet. För mer information om hur kontakta Sinfras upphandlare.

Vilka internationella samarbeten har vi?

Sinfra arbetar med flera olika länders upphandlingsverksamheter i syfte att bättre förstå marknaden och förbereda för upphandlingar i Sverige. IS Hankinta i Finland samarbetar vi nära med sedan något år tillbaka.

FVUab samarbetar med flera internationella organisationer och har återkommande uppdrag från Energimyndigheten och Naturvårdsverket att delta som svenska representanter vid möte med intressenter runt om i världen.

Kostar det att vara medlem hos Sinfra?

Det kostar inte att var medlem hos Sinfra. Däremot ska en insats betalas in baserat på energi-, vatten-, och/eller elbolagets storlek men denna insats återlämnas tillbaka till medlemmen om de går ur Sinfras medlemskap.

Kan jag ha direkt kontakt med ramavtalsleverantörerna?

Ja, absolut! Eftersom det är ni som känner era lokala förutsättningar bäst är det ibland lättast att ni har direktkontakt med ramavtalsleverantörerna. Det som är viktigt att komma ihåg vid beställningar eller ramavtalsfrågor är att hänvisa till Sinfras ramavtal. Vi hjälper naturligtvis gärna till med kontakter och frågeställningar vid behov.

Kan jag välja olika ramavtalsleverantörer i en upphandling?

Sinfra har oftast ramavtal med fler ramavtalsleverantörer, ni har som medlem möjlighet att använda er av vilken ramavtalsleverantör som passar er bäst av dessa.

Vid större enskilda projekt kan ni via Sinfra göra en förnyad prisförfrågan och konkurrensutsätta de befintliga avtalen.

Vad är Sinfra konceptet Hållbar Upphandling?

Sinfras upphandlingar strävar efter att ge medlemmarna de bästa lösningarna ur ett hållbarhetsperspektiv. I begreppet hållbarhet omfattas såväl legal, teknisk och ekonomisk hållbarhet som miljö- och CSR-frågor. Vi vill att man vid användande av Sinfras ramavtal ska känna sig säker på att man engagerar leverantörer som tar ansvar för sina produkter miljömässigt, etiskt och socialt, hela vägen från framställande till slutanvändning. Även uppföljning är en viktig del av konceptet, ramavtalen följs upp under ramavtalstiden för att utvärdera leverantörernas hållbarhetsarbeten och för att gemensamt hitta förbättringsområden. Sinfra har tagit fram uppförandekoder, både för våra ramavtalsleverantörer och för intern verksamhet.

Uppförandekod intern

Sinfras uppförandekod för leverantörer

Hållbarhetspolicy

Hur kan jag få Sinfras utskick?

SinfraNytt och SinfraDialog är de nyhetsbrev som skickas ut till olika intressenter och här går det att läsa om Sinfras senaste nyheter, hållbara upphandlingar och händelser i organisationen. SinfraNytt skickas ut månatligen medan SinfraDialog är ett nyhetsbrev som vi använder till oregelbundna riktade utskick.

Skriv upp dig på nyhetsbrevet här!

Klicka här för att komma till våra utskick!

Vem och hur kan jag få medlemsinloggning till ramavtalen?

Alla Sinfras medlemmar kan på medlemsinloggningen se och läsa alla tecknade ramavtal, priser, medlemsinformation och prognoser.

Skicka kontaktuppgifter till  medlemsinfo@sinfra.se och få ett personligt lösenord till medlemsinloggningen.

Varför kommer fakturan från Sinfra ?

När den avropade produkten eller tjänsten levererats fakturerar ramavtalsleverantören Sinfra som i sin tur fakturerar medlemmen. Kontakten med ramavtalseverantören sköts direkt mellan medlemmen och ramavtalsleverantören.
Varje ramavtal får ett unikt avtals id (nummer) som alltid står med på fakturan från Sinfra . Fakturan som går via Sinfra fungerar som ett bevis  för er medlemmar att ni upphandlat i enlighet med gällande lagstiftning.

Mer information om fakturering finner ni här!

Vad är FVUab?

FVUab är ett dotterbolag till Sinfra och är energibranschens hjälpmedel och stöd för att utöka användandet av ny och innovativ teknik i befintliga system.

FVUab utför tester med ny teknik som Sinfras medlemmar sedan kan ta del av genom Sinfras ramavtal. FVUab tillhandahåller också utbildningar för att informera branschen hur man på bästa sätt kan förbättra sina system. Syftet med FVUab är att se till att medlemmarna har tillgång till den bästa tekniken för att möta morgondagens krav.

FVUab är alltid öppen för diskussioner och lyssnar gärna på branschens (gärna i form av Sinfras medlemmar) synpunkter och åsikter om vad för teknik som behövs i systemen. Det går att kontakta FVUab genom att besöka www.fvuab.se.

Vad innebär samverkansgruppen?

Samverkansgruppen består av 8-10 medlemmar som regelbundet träffar Sinfras Upphandlingsteam 4 gånger per år för att diskutera aktuella händelser, ramavtal, hållbarhet, fakturering, nya projekt, mm. Mötena är ett led i att öka informationsutbytet mellan Sinfra och medlemmarna.

Vilka enkäter skickar vi ut årligen?

Sinfra skickar årligen ut två obligatoriska enkäter varav den ena är ställd till våra medlemmar. Medlemsenkätens syfte att få en bättre förståelse för medlemmarnas prioriteringar gällande hållbarhet, utveckling av Sinfras hållbarhetsarbete, samverkan i kommande upphandlingar men även hur vi kan utveckla dialogen mellan oss och medlemmarna.

Den andra enkäten riktas till våra ramavtalsleverantörer, självutvärdering för ramavtalsleverantörer, där ramavtalsleverantörerna själva beskriver sitt hållbarhetsarbete. Svaren sammanställs och utvärderas sedan enligt en fast mall. I och med detta arbetssätt kan vi följa utvecklingen hos våra ramavtalsleverantörer och syftet är att kunna påverka dem att förbättra sitt hållbarhetsarbete.

Hur finansieras Sinfra?

Sinfra finansieras genom att ta ut en rabatt från våra ramavtalsleverantörer. Denna rabatt varierar mellan 2 och 4 % men ligger i allmänhet på 3%. Målet är att minska denna rabattsats men för det krävs en ökad användning av våra ramavtal. Ju fler som använder ramavtalen desto mindre andel krävs för att Sinfra ska få verksamheten att gå runt. Medlemmarna kan då i ännu högre grad få ta del av de förmånliga priser som vi kan förhandla fram.