Avropsvägledning

Det finns två (2) sätt att avropa på Sinfras ramavtal.
1. Villkorsjämförelse
2. Förnyad konkurrensutsättning

Villkorsjämförelse

Villkorsjämförelse kan göras i det fall då inga avvikelser från ramavtalet ska göras. Dvs. i de fall medlemmen godkänner de villkor som anges i ramavtalet och de priser som anges i prislistan, utan att göra tillägg. Detta kan göras i de fall då alla villkor är fastställda i ramavtalet. Jämförelsen i de fallet sker på så sätt att medlemmen beslutar en tilldelningsgrund. En tilldelningsgrund kan exempel vara: lägst pris, snabbast leverans, specifika villkor i avtalen etc. När medlemmen har granskat alla leverantörers prislistor och ramavtal samt har fastställt en leverantör som levererar bäst utifrån valt tilldelningsgrund, ska medlemmen kontakta vinnande leverantör. Därefter beställer medlemmen valda produkter/tjänster genom att ange Sinfras referensnummer (ramavtalsnummer).

Obs! Vid villkorsjämförelse är det inte tillåtet att avvika från ramavtalets villkor. Medlemmen får inte förhandla med leverantören utan avropet är en ren tillämpning av ramavtalet.

Förnyad konkurrensutsättning (FKU)

I de fall då det ska göras avvikelser från ramavtalet gör medlemmen en s.k. förnyad konkurrensutsättning. Det syftar på att komplettera ramavtalet med egna, specifika behov eller fråga leverantörerna efter bättre pris utifrån fastställda produkter/tjänster under till exempel en förutbestämd period. Eller båda delar. En FKU ger leverantörerna möjlighet att pressa priserna och anpassa sig efter specifika villkor för att vinna affären. Dock skall medlemmen alltid ta hänsyn till LUF 16 kap, § 8-14. En förnyad konkurrensutsättning går till på följande sätt:

  1. Identifiera behovet och omfattning. Till exempel: Vad ska vi köpa? Hur mycket ska vi köpa och under hur lång period? Hur mycket uppskattar vi värdet på kontraktet? Detta ska vara fastställt och identifierat innan en FKU skickas ut till leverantörerna.
  2. Medlemmen ska fastställa vilka krav som ska ställas och vilken utvärderingsgrund som ska användas för att utvärdera anbuden. En utvärderingsgrund kan exempelvis vara: lägst pris eller snabbast leverans. Detta ska också vara fastställt innan medlemmen kontaktar leverantörerna.
  3. Medlemmen ska också bestämma vilket som är sista datumet för leverantörerna att svara. Ge leverantörerna skälig tid och se till att tiden är proportionerlig till kontraktets storlek och komplexitet. Sinfra rekommenderar att ge leverantörerna minst 10 arbetsdagar att svara.
  4. När ovanstående punkter är fastställda kan FKU-förfrågan skickas ut till alla ramavtalsleverantörer inom den specifika kategorin. FKU skickas ut via mejl eller genom ett upphandlingssystem.
  5. Tänk på att ge leverantörerna möjligheten att markera känslig information som de vill sekretessbelägga, redan när de skickar in anbudet på den förnyade konkurrensutsättningen. På så sätt har en medlem redan information från leverantören angående vilka uppgifter som leverantören vill sekretessbelägga, om en annan leverantör skulle begära ut samtliga handlingar av den förnyade konkurrensutsättningen. Dock är det fortfarande upp till medlemmen att avgöra om leverantörens önskemål på sekretess anses rimligt.
  6. När alla anbud har inkommit från leverantörerna, utvärderar medlemmen anbuden efter vald utvärderingsgrund. En leverantör vinner och denne kontaktas, övriga leverantörer ska också kontaktas med informationen att de inte vunnit affären.

Obs! Kom ihåg att dokumentera hur ni gått tillväga både vid en villkorsjämförelse eller en FKU då alla handlingar är offentliga.

Oavsett vilken avropsmetod som används skall medlemmarna alltid ta hänsyn till de fem grundläggande principerna i offentlig upphandling, vilka är:

  • Principen om likabehandling – alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar.
  • Principen om icke-diskriminering – det är förbjudet att diskriminera leverantörer på grund av nationalitet. Lokala företag får inte ges företräde.
  • Principen om transparens – skyldighet att skapa öppenhet genom att lämna information om upphandlingen och hur den kommer genomföras. Anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar att lämna anbud med hjälp av klara och tydliga krav på det som ska upphandlas.
  • Principen om proportionalitetsprincipen – kraven som ställs i upphandlingsdokumenten måste vara rimliga i förhållande till det som ska upphandlas. Kraven ska vara lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med upphandlingen.
  • Principen om ömsesidigt erkännande – intyg och certifikat som utfärdats av en medlemsstat behöriga myndigheter ska också gälla i övriga EU- och EES-länder.